Virtuelle Events: Vorteile, Nachteile und was gilt es zu beachten?

Von |2020-12-02T19:08:50+01:0002.12.2020|Content|

Virtuelle Events sind als direkte Folge der Corona-Pandemie branchenübergreifend ins Rampenlicht katapultiert worden. Virtuelle Veranstaltungen sind aktuell mehr als eine Notlösung und werden uns sicher erhalten bleiben. Wo die Vorteile und Herausforderungen liegen, möchten wir Ihnen in diesem Artikel näher vorstellen.

Was ist ein virtueller Event?

Ein virtueller Event ist eine Online-Veranstaltung, bei dem sich mehrere Personen gleichzeitig zur Mitverfolgung oder Interaktion zu einem bestimmten Inhalt online miteinander verbinden. Virtuelle Veranstaltungen sind meist in hohem Masse interaktiv und zielen oft darauf ab, ein ähnliches Erlebnis wie bei physischen Events zu schaffen. Bereits ein Online-Meeting, wie beispielsweise mit Zoom, hat den Charakter eines virtuellen Events.

Arten von virtuellen Events

Die meisten virtuellen Events mit Ausnahme von Videokonferenzen werden oftmals über einen Livestream den Teilnehmern zur Verfügung gestellt. Um Ihnen einen Überblick über die vielen verschiedenen Typen zu geben, finden Sie hier eine Übersicht zu den vier häufigsten Haupttypen virtueller Veranstaltungen.

Videokonferenz

Eine Videokonferenz ist eine Diskussion zwischen zwei oder mehreren Teilnehmenden, die sich an verschiedenen Orten befinden. Videokonferenzen bieten ein Maximum an Kommunikation und fördern den Austausch der Teilnehmenden.

Webinar/Online Seminare

Ein Webinar wird hauptsächlich dazu verwendet, einen Workshop durchzuführen oder ein Seminar über einen Livestream zu präsentieren. Im Gegensatz zu Videokonferenzen sind Webinare hauptsächlich für die einseitige Kommunikation ausgerichtet. Ein Webinar kann beispielsweise eine Präsentation, eine Produktvorstellung oder eine Schulung sein.

Hybrid-Event

Ein Hybrid-Event richtet sich an Personen an einem physischen Ort, sowie einem Publikum im Internet. Damit können Personen, welche selbst nicht vor Ort sein können, die Inhalte zugänglich zu machen. Diese Form von virtuellen Events ist insbesondere aufgrund der Einschränkungen der Bewegungsfreiheit sehr beliebt und kosteneffizient.

Town Hall Meetings

Immer mehr Unternehmen setzen bei der internen Kommunikation auf Town Hall Meetings. Sie bieten insbesondere Gemeinden oder grösseren Unternehmen die Möglichkeit wichtige Informationsveranstaltungen und Diskussionsrunden auf ein grösseres Publikum auszudehnen, ohne dabei Einbussen bei der Interaktion hinnehmen zu müssen.

Vor- und Nachteile von virtuellen Events

+ Reichweite: Mit einem virtuellen Event können sämtliche Personen mit einem Internetanschluss zu Ihrem Zielpublikum werden.
+ Kosten: Virtuelle Events sind ebenfalls, wie physische Events, aufwändig. Trotzdem sind die Kosten für virtuelle oder hybride Events in den meisten Fällen einiges günstiger, da die typischen Event-Kosten wie Miete von Räumlichkeiten, Catering, Sicherheitspersonal etc. geringer ausfallen.
+ Nachhaltigkeit: Ein virtueller Event kann durch die Einsparung von Reiseemissionen der Teilnehmer und anderseits durch die Möglichkeit die Inhalte länger zur Verfügung zu stellen zur Nachhaltigkeit beitragen.
Networking: Der spontane und physische Austausch von Teilnehmern ist bei virtuellen Veranstaltungen nicht 1:1 zu ersetzen.
Vermittlung von Emotionen: Emotionen wie bei physischen Events entstehen oftmals durch gemeinsame Erlebnisse und Interaktionen. Diese Emotionen bei einem virtuellen Event auf den Punkt zu bringen ist um einiges schwieriger. Bei physischen Events soll ein ganzheitliches Erlebnis aus der Inszenierung von Inhalt, Location, Licht, Ton und Bild geschaffen werden.
Fehlende Kulinarik: Bei den meisten Events gehört neben dem Hauptprogramm oftmals auch ein Apéro vor Ort. Bei einer rein virtuellen Durchführung entfällt das kulinarische Erlebnis und das Networking von Personen beim Stehlunch

Was gilt es zu beachten?

Beachten Sie die nachfolgenden Punkte, wenn Ihr virtueller Event zu einem Erfolg werden soll.

Konzeption: Analog zum physischen Event, empfiehlt es sich ein ganzheitliches Konzept des Events von der Einladung, zur Durchführung bis hin zur Verfügung stellen der Inhalte zu erstellen.

Einladung: Machen Sie sich bereits im Voraus darüber Gedanken, ob der virtuelle Event für eine öffentliche oder geschlossene Teilnehmergruppe verfügbar sein soll. Je nach Art macht es Sinn, den virtuellen Event mit einem geschützten Zugriff zu versehen.

Registrierungsprozess: Sollte für Ihren virtuellen Event eine Anmeldung erforderlich sein, achten Sie darauf, dass diese möglichst einfach und möglichst ohne aufwändige Registrierung durchzuführen ist.

Testing: Machen Sie vor dem Event eine Hauptprobe und prüfen Sie die technischen Gegebenheiten in Bezug auf Verfügbarkeit und Zugänglichkeit des virtuellen Events. Achten Sie darauf, dass die Referenten über einen leistungsfähigen Internetanschluss verfügen.

Verfügbarkeit der Inhalte: Stellen Sie sicher, dass die Inhalte auch nach der Veranstaltung zur Verfügung stehen. Damit verlängern und steigern sie den Wert der Inhalte nachhaltig.

Fazit

Virtuelle Events sind in Zeiten von Einschränkungen der persönlichen Bewegungsfreiheit eine echte Alternative oder eine Ergänzung zur Durchführung von physischen Events. Insbesondere können so Inhalte an eine Vielzahl von Personen, unabhängig von Ort und Zeit zur Verfügung gestellt werden. Somit sind virtuelle Events ein Mehrwert für Veranstalter und Teilnehmer. Gerade die Kombination aus Offline- und Online-Event sind eine ideale Lösung für künftige Veranstaltungen. Gerade in der aktuellen Zeit sind virtuelle Events eine hervorragende Alternative zu abgesagten Events, Kongressen oder Seminaren.

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Giacomo Bütler

Giacomo Bütler

Geschäftsführer

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